Politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels du CASL

Adoptée le 19 septembre 2023

Généralités

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel et confidentiel est une information qui permet d’identifier une personne physique. On sous-entend donc par renseignements confidentiels toute information sensible dont l’accès et l’utilisation est limitée aux personnes ou entités désignées à cet effet et dont la propagation aurait pour effet de causer des préjudices à l’entité et à ses partenaires ou à des individus.

Le Centre des aîné·e·s de Saint-Léonard (ci-après le Centre) reconnaît qu’il aura accès à des renseignements personnels, confidentiels, médicaux ou juridiques liés aux opérations d’activités du Centre, d’accompagnement et de soutien aux aîné·e·s, notamment, en ce qui concerne l’accompagnement des aîné·e·s par les bénévoles, les transports médicaux, les transports en vrac, l’aide aux emplettes, les services d’intervention de milieu par les intervenants·e·s du centre, l’accueil, la visite et les appels téléphoniques par les bénévoles, et autres informations de cette nature.

Le Centre s’engage donc à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses aîné·e·s, employé·e·s, intervenant·e·s et bénévoles ci-après désignés « parties prenantes ». La présente politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d’aider à comprendre les pratiques en matière de collecte, d’utilisation, et de conservation des renseignements personnels.

Lois applicables

Le Centre des aîné·e·s de Saint-Léonard est assujetti aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque ce type de renseignement est détenu dans le cadre de ses fonctions et activités.

Collecte de renseignements

Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, entre autres par l’entremise de formulaires selon le modèle d’affaire, le transfert des données dans la base de données, par communication avec le Centre en personne, par téléphone, par la poste ou par courriel. Le Centre ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées.

Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre les identifications des parties prenantes, les renseignements sur la gestion de paiement, les renseignements stratégiques ou contractuel d’une entité, etc.

Utilisation des renseignements

Des mesures pour que seules les personnes autorisées aient accès aux renseignements personnels et soient autorisées à traiter les données ont été mises en place. Ainsi, un engagement de confidentialité devra être signé, au préalable, par tous les employé·e·s, bénévoles, intervenant·e·s, mandataires ou sous-traitants du Centre ayant accès aux données confidentielles, de sorte qu’aucune donnée ne sera transférée vers une partie tierce sans l’approbation écrite des parties prenantes.

Le Centre reconnaît que l’information confidentielle demeure la propriété exclusive des parties prenantes et que toute divulgation non autorisée de cette information peut lui causer des dommages importants. Afin de protéger les intérêts des parties prenantes, le Centre utilisera l’information confidentielle divulguée uniquement aux fins pour lesquelles elle a été divulguée. De plus, toutes les données des parties prenantes demeurent confidentielles, sauf si elles ont été publiées dans les médias ou par les parties prenantes elles-mêmes.

Un document est considéré non confidentiel:

• S’il ne contient aucun renseignement personnel et n’a aucune valeur stratégique pour l’entité;
• Si, au moment de sa divulgation, il était du domaine public;
• Si, après le transfert d’information entre les parties prenantes et le Centre, il devient disponible de façon générale au public, par la publication ou autrement, et que cette divulgation n’est pas le résultat d’une faute commise par le Centre;
• S’il est divulgué au Centre par une tierce partie;
• S’il s’agit d’information gouvernementale.

Les renseignements collectés sont utilisés pour les finalités suivantes :

• Enregistrer les données confidentielles dans la base de données;
• Traiter les données;
• Sauvegarder les changements apportés dans la base de données;
• Inscription aux activités;
• Transports médicaux et en vrac;
• Service d’accompagnement;
• Service d’interventions de milieu;
• Service d’appels téléphonique;
• Service de visites.

Conservation des renseignements

Le Centre conserve les informations personnelles des parties prenantes tout aussi longtemps que nécessaire pour fournir ses services, ou tel que requis par les lois, réglementations ou ordonnances gouvernementales applicables. Les renseignements personnels peuvent être conservés pour des périodes différentes selon la nature des renseignements et la raison pour laquelle ils sont détenus. En utilisant les services du Centre, les aîné·e·s donnent leur consentement au transfert d’informations personnelles vers sa base de données. Le Centre dne vend jamais les données personnelles à des tiers et une autorisation écrite avant de transférer de l’information confidentielle vers un tiers est exigée.

Le Centre a mis en place des mesures de protection physiques, technologiques ou administratives appropriées pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession.

Cependant, aucune méthode de transmission numérique ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Si une personne ou une organisation avait des raisons de croire que le caractère confidentiel des renseignements personnels ou confidentiels a été compromis, elle doit communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels du Centre des aîné·e·s, Dong Qi Zheng.

Le Centre convient, au surplus, de poser sans délai les actes nécessaires afin de limiter les dommages susceptibles de résulter d’une atteinte, de procéder à une enquête afin d’identifier toute vulnérabilité et d’apporter les correctifs nécessaires en vue d’éviter toute répétition d’un tel incident.

Mise à jour

Le contenu de cette politique peut être modifié sans préavis pour refléter les changements apportés à nos pratiques, notre technologie, nos exigences légales et d’autres facteurs. Les modifications apportées à cette politique entreront en vigueur immédiatement. Le Centre encourage donc les parties prenantes à se tenir informées de la manière dont les renseignements personnels sont traités via les canaux de communications à leur disposition.

Nous joindre

Pour tout commentaire, question, préoccupation, demande ou plainte concernant tout renseignement personnel ou sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels, les parties prenantes sont invités à communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels du Centre des aîné·e·s, Dong Qi Zheng, à l’adresse courriel suivante :

info@ainesstleonard.com
Les bureaux du Centre des aîné·e·s de Saint-Léonard sont situés au :
5555, rue Jean-Talon Est, Saint-Léonard, Québec, H1S 1L8